Was ist Elena

Das ELENA Verfahrensgesetz ist ein bedeutsamer Schritt zur Auflösung existenter Administrationsaufgaben. Zugleich verheißt die Bestimmung über die Systematik des elektronischen Entgeltnachweises eine innovative Zukunft.

Jährlich werden rund 60 Millionen gedruckte Bescheinigungen von mehr als drei Millionen Arbeitgebern ausgegeben, damit ihre Angestellten einen Nachweis für den Bezug gewisser Leistungen bei den öffentlichen Stellen erbringen können. Der Anspruch auf Arbeitslosengeld wird beispielsweise durch die Arbeitsverwaltung ergründet. Dazu wird die Arbeitsbescheinigung benötigt, die zuvor durch den Arbeitgeber ausgestellt wurde. Das ELENA-Verfahren ist insoweit innovativ, als dass sie das Bindeglied zwischen elektronischer Personalverwaltung auf Seiten des Arbeitgebers und der elektronischen Bearbeitung durch die öffentlichen Stellen darstellt. Bislang wurde diese bestehende Lücke in der Bürokratie nur durch Papierträger geschlossen. Diese Zeiten sind nun vorbei. Die Vorteile, die das ELENA-Verfahren bietet liegen auf der Hand: Die Bürokratiekosten, die den Unternehmen durch den hohen Arbeits- und Materialaufwand entstanden, wurden ab dem Jahr 2012 gesenkt. Die Einsparungen belaufen sich auf circa 85,6 Millionen Euro im Jahr.

Wissenswertes zum ELENA-Verfahren

Informationen über das Einkommen sind in unserem Sozialsystem entscheidend, um die Leitungsbezüge, die zu erwarten sind zu berechnen. Bislang waren alle Arbeitgeber gezwungen, für jeden einzelnen Angestellten handschriftlich ein Formular auszufüllen, das wiederum ab die zuständige Stelle weitergeleitet wurde. Durch das ELENA-Verfahren werden die jeweiligen Entgeltdaten der Angestellten in elektronischer Form der zuständigen Behörde übermittelt. Dadurch wird der Arbeitgeber, der bislang für die Übermittlung zuständig war und durch den damit verbundenen bürokratischen Aufwand immens eingespannt wurde, entlastet. Doch nicht nur der Arbeitgeber wird durch das revolutionäre Verfahren entlastet. Auch die Behörden, bei denen die Daten viel schneller eingehen, können sie sofort elektronisch verarbeiten. Durch den entfallenden Informationsträger Papier werden zudem Übertragungsfehler auf ein Minimum reduziert.

Ziele

Die Ziele, die mit der Einführung des Verfahrens verfolgt werden, sind offensichtlich. Zum einen soll der bürokratische Aufwand dezimiert und Prozesse optimiert werden und zum anderen sollen der Innovation Vorschub geleistet werden. Das erste Ziel wird durch die beschleunigte Methodik erfüllt, die zudem die den Unternehmen entstehenden Kosten um über 85 Millionen Euro jährlich reduziert. Das zweite Ziel dagegen wird durch den Einsatz fachgerechter Signaturkarten eingehalten. Diese Signaturkarten gewährleisten die Rechtssicherheit im Rahmen der Kommunikation auf elektronischem Wege.

Durchführung des ELENA-Verfahrens

Einmal im Monat werden die gesetzlich vorgeschriebenen Daten durch den Arbeitgeber an eine zwischengeschaltete Stelle mit Speicherfunktion übersandt. Die Daten werden verschlüsselt übermittelt, damit ihre Sicherheit gewährleistet ist. Sie beinhalten alle Angaben, die für die Berechnung der Leistungsbezüge benötigt wird. Nur nach Freigabe der Daten durch den Bürger selbst, kann die Verschlüsselung aufgehoben und durch die Behörden abgerufen werden. Dieses Vorgehen hat ebenfalls sichernde Funktion. Voraussetzung für eine Freigabe der Daten ist die Signaturkarte.

Sichernde Maßnahmen und Datenschutz

Das neue Verfahren fällt unter die Bestimmungen zum Sozialdatenschutze, die im Zehnten Buch des Sozialgesetzbuches aufgeführt sind und unter weitere gesetzlich festgeschriebene Schutzrechte. So werden die Datensätze in der Speicherstelle nach dem Eingang sofort überprüft, doppelt verschlüsselt und abgesichert. Das anschließende Verfahren, das der Entschlüsselung der Daten dient, muss durch den Bürger legitimiert werden. Ansonsten ist der Abruf der Daten weder durch die Mitarbeiter noch durch Außenstehende durchführbar. An dieser Stelle offenbart sich ein weiterer Vorteil des elektronischen Übermittlungsverfahrens für den Arbeitnehmer. Sein Arbeitgeber hat nun nicht mehr die Möglichkeit zu erfahren, ob sein Mitarbeiter überhaupt Sozialleistung beantragt Das ELENA-Verfahren steht also für einen diskreten Mechanismus zur Abwicklung von Sozialleistungsanträgen.

Datenspeicherung und Sicherheitsinstanz: Die Signaturkarte

Über die Speicherung der Daten hinaus, kommt der Signaturkarte innerhalb des Verfahrens noch eine weitere, wichtige Bedeutung zu. Der Inhalt, der auf der Signaturkarte gespeichert kann durch ein fachgerechtes Zertifikat gesichert werden, der sozusagen mit der Zahlenkombination für einen Tresor vergleichbar ist. Folgt man der Prognose durch die Wirtschaft, werden sich die Kosten für eine solche Zertifizierung über den Zeitraum von drei Jahren auf ungefähr 10 Euro belaufen. Dabei muss nicht extra eine Karte angeschafft werden, denn die Signatur ist prinzipiell auf alle Karten, die mit Signaturen aufgeladen werden können, übertragbar. Denkbar wäre beispielsweise eine Kreditkarte, der Personalausweis oder auch die Krankenkassenkarte. Im Falle eines Antrags werden die durch das Zertifikat entstandenen Kosten sogar erstattet, sodass niemand benachteiligt ist.

Die Signaturkarte: Zukunftsweisendes Verfahren

Die Signaturkarte steht zweifelsohne für bedeutende Innovationen in der Technik der Kommunikation. In Zukunft werden voraussichtlich die verschlüsselte „Eintrittskarte“ auch andere Märkte, wie das Internet erschließen.

Ein Nachteil des ELENA_Verfahrens war jedoch, dass die Arbeitnehmer zunehmend gläsern wurden, da alle Daten über sie gespeichert werden konnten. So wurden viele auch nach einer an sich erfolgreichen Bewerbung nicht eingestellt. Das wiederum führte bei vielen zu Geldproblemen. Einige mussten in ihrer Not sogar Kredite aufnehmen. Doch viele wussten nicht, wo ein Kredit beantragt werden sollte. Immerhin gibt es unzählige verschiedene Konditionen und Anbieter. Aus dieser Problematik heraus entstanden Websites, die sich mit dem Thema Kreditvergleich auseinandersetzen. Das half vielen Arbeitnehmern, die auf der Suche nach einem passenden Kredit waren, um ihre finanzielle Notlage zu überdauern, immens.