Glossar Ordnungswidrigkeit

Die Übermittlung von Lohninformationen an andere Behörden soll auf dem elektronischen Weg einfacher werden. Arbeitgeber bescheinigen das Gehalt nicht mehr in Papierform, sondern auf elektronischem Wege. Für Arbeitgeber ist dies aber mit einer Verpflichtung verbunden. Denn verstößt der Arbeitgeber gegen das ELENA-Verfahren (elektronisches Entgeltnachweis-Verfahren), kann dies mit einer empfindlichen Geldbuße von bis zu 25.000 geahndet werden. Um nachzuweisen, dass eine ordnungsgemäße Meldung erfolgt ist, sollten die Meldung an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) sowie deren Rückmeldungen protokolliert werden. Die Nachweise dienen als Beleg dafür, dass die Meldepflicht erfüllt wurde.

Was ist ELENA?

Lohnbescheinigungen in Papierform können einen großen bürokratischen Aufwand bedingen. Die Nachweise sind aber wichtig, damit Beschäftigte gegenüber öffentlichen Stellen ihren Anspruch in Bezug auf bestimmte Leistungen nachweisen können. Beispielsweise ermittelt die Agentur für Arbeit anhand der vormaligen Lohnbescheinigungen den Anspruch auf Arbeitslosengeld. Das Verfahren ELENA hatte das Ziel, die entsprechenden Daten elektronisch zu übermitteln und daher das Vorgehen zu vereinfachen. Ebenso dient das ELENA-Verfahren der Anwendung von Signaturkarten, welche die Sicherheit der elektronischen Datenübermittlung sicherstellen. Der Arbeitgeber übermittelt die festgelegten Datensätze monatlich an die Zentrale Speicherstelle. Der Datensatz enthält alle Angaben der Leistungsberechnung. Bei der Zentralen Speicherstelle werden die Daten aber verschlüsselt gespeichert und nur dann, wenn der Bürger seine Daten auch freigibt, können diese abgerufen und entschlüsselt werden. Für die Datenfreigabe wird die Signaturkarte benötigt.

Datenschutz

Durch die Verschlüsselung garantiert das ELENA-Verfahren den Datenschutz. Die Daten werden bei der Zentralen Speicherstelle geprüft und zweifach verschlüsselt. Die Entschlüsselung ist nur durch die Legitimation des Bürgers möglich. Ein direkter Zugriff auf die hinterlegten Daten ist weder für Außenstehende noch für interne Mitarbeiter möglich. Speicherung und Verschlüsselung der Daten liegen bei unterschiedlichen Verantwortlichkeiten. Der Datenschutz garantiert auch, dass ein zukünftiger Arbeitgeber nicht erfährt, ob ein Arbeitnehmer Antrag auf Sozialleistungen gestellt hat oder stellt.

Pflichten des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber hat die Pflicht, den Beschäftigten darauf hinzuweisen, dass eine Übermittlung der Daten an die Zentralen Speicherstelle erfolgt. Für die Lohnbescheinigung empfiehlt der entsprechende Arbeitskreis ELENA die Formulierung „Ab dem 01. Januar 2010 sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, die Daten ihrer Entgeltabrechnung im Rahmen des ELENA-Verfahrens an die Zentrale Speicherstelle zu übersenden.“. Zudem empfiehlt der Arbeitkreis, die Grundzüge des ELENA-Verfahrens bei der ersten Entgeltabrechnung einmalig kurz darzustellen: „Das Gesetzt zum Elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) regelt, wie Bürger ihre Arbeitsentgelte und Beschäftigungszeiten nachweisen, wenn sie beispielsweise Sozialleistungen beantragen möchten. Alle Arbeitgeber sind mit Beginn des 01. Januars 2010 verpflichtet, die Entgelte der Beschäftigten an eine Zentrale Speicherstelle zu übersenden. Ab dem 01. Januar 2012 startet der Datenabruf im ELENA-Verfahren.“.

Das Abrufverfahren nach § 101 SGB IV

Das Abrufverfahren wird bei der Zentralen Speicherstelle vorgenommen. Bei einem Abruf prüft diese zunächst, ob die Behörde, die einen Abruf in Auftrag gegeben hat, dafür zugelassen ist. Zudem wird geprüft, ob das Fachverfahren, welchem der Abruf zugrunde liegt, die abgerufenen Daten überhaupt erfordert. Weitere Prüfpunkte sind das Einverständnis des Teilnehmers mit dem anstehenden Datenabruf und die Gültigkeit der bei dem Abruf erforderlichen Zertifikate. Sind die Abrufdaten unvollständig oder nicht schlüssig, dann teilt die Zentrale Speicherstelle dies der abrufenden Behörde mit. Ist der Abruf zulässig, übermittelt die Zentrale Speicherstelle die erforderlichen Daten für den Abruf und verschlüsselt diese aus Gründen des Datenschutzes. Es kann verschiedene Gründe für einen Abruf geben. Der Abruf wird etwa beim Stellen von Kreditanträgen gewünscht, wenn die Bank Daten über die Lohnabrechnungen eines Kreditantragsstellers benötigt und anhand dieser ermitteln möchte, ob der Kunde kreditwürdig ist. Ob er in der Lage wäre, den Kredit zurückzuzahlen, wird durch Auswertung der bisherigen Einkommensdaten abgeschätzt.

Einstellung und Löschung

Mit einem am 03. Dezember 2013 in Kraft getretenen Gesetz hat die Bundesregierung das ELENA-Verfahren eingestellt. Eine abschließende Sitzung des entsprechenden Arbeitskreises hat am 02. November 2011 stattgefunden. Unmittelbar vor dem Inkrafttreten des Gesetztes zur Aufhebung von ELENA wurden die Datenlieferanten per Mail über die Verfahrenseinstellung informiert. In der Neufassung des § 119 SGB IV schreibt das Aufhebungsgesetz vor, dass alle Daten, welche an die Zentrale Speicherstelle übermittelt wurden, und auch sonstige im Zusammenhang mit ELENA entstandenen und gespeicherten Daten sofort gelöscht werden müssen. Die Zentrale Speicherstelle hat daraufhin alle Kommunikationsverbindungen deaktiviert und mit dem Löschen ihrer Datenbanken die ersten Schritte zum Rückbau der Zentralen Speicherstelle initiiert. Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes ist auch die Pflicht entfallen, dass Arbeitgeber monatliche Meldungen im ELENA-Verfahren vornehmen müssen.